Fakturamall

Det gäller att hålla ordning på papper då man driver ett företag och fakturor kan man inte ta lättvindigt på. Det här är dokument som både det egna företaget och ens kunder måste ha som underlag för rapporter och deklaration. Det enklaste är att använda sig av ett fakturasystem där man lagrar all information och samtidigt kan skriva ut dokument som man kan skicka med vanlig post eller välja att skicka som email till sina kunder. När man kan ha allt från en order till kvitto samlat i ett system så blir det lättare att hålla ordning på fakturor så det är väl värt att investera i ett datoriserat system som man kan komma åt från vilken dator som helst.

Detta ska vara med i en fakturamall

I en faktura så måste man ange vad som ska säljas och till vilket pris. Information om kunden måste förstås också finnas med. Här kan det vara så att man anger namn på företag eller namn på den person som har handlat ens tjänst eller vara. Man kan också lägga in organisationsnummer men det här är inte alltid ett krav. En bra fakturamall gör det möjligt att lagra information om en kund så att man snabbt kan skapa en ny faktura då detta behövs. Det är precis det här som man får i datoriserade system som man kommer åt online. Förutom kundens uppgifter så måste ens eget företags uppgifter finnas på plats. Man kommer också att ange viktiga saker som moms. så att man kan använda sig av fakturan som underlag vid senare tillfälle då det blir dags att ta fram information för redovisning och möjliga skatteavdrag.

I och med att saker som momssats och så givetvis priset på beställningen kan variera så är det bra med en mall som är flexibel så att man kan fylla i olika information men ändå smidigt få rätt summa. Fakturamallen ska därmed fungera som ett slags räkne-ark och det är därför som många väljer att använda sig av Excel för att skapa fakturor.

Ett format som är lätt att använda

Det är viktigt med ett format som är lätt att använda. Man måste kunna få fram en faktura precis när man behöver den. Idag så vill de flesta mejla sina fakturor och då är det bra om man kan skapa en PDF som visar originalfakturan och som kan skrivas ut och användas som skatteunderlag. En fakturamall som ingår i ett system där man lägger in orders och även registrerar betalningar är det allra lättaste att jobba med. Att hålla på med lösa papper och pärmar är ingen höjdare. Vill man skriva ut och lagra papper så kan man ju alltid göra detta. För att informationen som man lägger in i sitt fakturasystem ska vara säker så är det bra med backup och att man eventuellt använder sig av en molntjänst som gör att ens fakturor inte ligger lokalt på ens egen dator.